Pradėję darbus ar įsukę verslus, vadovai ir komandų lyderiai susiduria su darbų delegavimo iššūkiu. Tai nelengva, nes reikia išmokti pasitikėti darbuotojais, įžvelgti jų stipriąsias savybes. Kaip teisingai deleguoti darbus, kokių klaidų vengti, pasakoja verslo ir asmeninio augimo strategė Monika Jahani. Ji teigia, kad, skiriant darbus, svarbu neužmiršti kalbėtis.

Darbus deleguoti dera pagal galimybes

 Monika jau porą metų aktyviai padeda moterims, svajojančioms apie nuosavą verslą. Šios konsultacijos skirtos atrasti save, pradėti naują etapą arba sėkmingai vystyti turimą veiklą. Moniką kalbiname jai gerai žinoma tema – apie darbų delegavimą. Pirmiausia teiraujamės – kada veikloje pasiekiamas momentas, kai darbus dera deleguoti? „Tada, kai pradedamas justi laiko trūkumas svarbiausiems, prioritetiniams darbams. Dar paminėčiau momentą, kai pats procesas nesuteikia malonumo ir pasirodo pirmieji perdegimo simptomai“, – sako M. Jahani. Ir priduria, kad imantis darbų delegavimo pirmiausia turi keistis vadovo požiūris į bendradarbius, į komandą: „Jūsų šūkis turėtų tapti toks: dirbdami kartu, galime pasiekti daugiau. Kai įtraukiame komandos narius dalyvauti procese, siūlyti ir priimti sprendimus, tai skatina jų kaip, asmenybių bei specialistų, augimą ir, žinoma, didesnį pasitikėjimą jumis.“ Prieš deleguodami darbus, vadovai turi gerai pažinti kolegas, matytų tiek jų stiprybes, tiek silpnas vietas, žinoti įgūdžius, patirtį. „Deleguokite darbus tada, kai kažkas kitas komandoje gali geriau atlikti darbą. Taip pat tada, kai norėtumėte padėti komandos nariui įgyti tam tikrų įgūdžių ar patirties“, – pataria specialistė. M. Jahani primena įvertinti, ar atsiradusį laiką išnaudosite kitam darbui atlikti, kurį galite atlikti tik jūs, ir žinote, kad tai prisidės prie sėkmingo verslo augimo.

Sutarkite dėl rezultato

Pašnekovė pabrėžia, kaip pačioje delegavimo pradžioje reikia „išsigryninti norimą rezultatą“ bei sutarti aiškius atlikimo terminus. Todėl reikia aiškiai įvardinti darbus, lūkesčius, pareigas ir terminą, susijusius su deleguota užduotimi. M. Jahani teigia pastebėjusi, kad dažnai pamirštama išsigryninti ir suformuluoti galutinį rezultatą, nes atrodo, kad visiems viskas aišku. Delegavus užduotis, kyla atsakomybės klausimas. Atsakymas gana paprastas – už delegavimo proceso sėkmę atsako komandos lyderis. Todėl svarbu komunikuoti viso proceso metu, kalbėtis apie užduotis. Verslo konsultantė sako, kad dažnai net nepasiteiraujama, kaip kolegai sekasi su paskirta užduotimi. „Kaip sekasi? Kokie rezultatai?“ – šie klausimai nėra blogi, bet jei klausinėjama per dažnai, komandos nariai jaus nepasitikėjimą, sklindantį iš vadovo. Tad vienas sudėtingesnių iššūkių lyderiui – jausti užduoties atlikimo tempus ir rasti būdų komandos nariui suteikti pakankamai laisvės naujų sprendimų paieškai. Nors delegavimo atsakomybė pirmiausia yra vadovo, prisiminkite, kad deleguodami neatsisakome atlikti užduoties. „Mes dalijamės atsakomybe už esamą užduotį, stebime pažangą ir vedame link norimų rezultatų“, – paaiškina Monika. Tai ypač svarbu, kai norima padėti bendradarbiui augti, įgauti naujų kompetencijų, įgūdžių.

Kokių klaidų vengti?

Nusprendus deleguoti darbus, susiduriama su tam tikrais iššūkiais, neišvengiama ir klaidų. „Kartais didžiausias iššūkis yra paleisti tam tikrą kontrolę. Kad ir kaip norėtumėte viską padaryti patys, tai tiesiog neįmanoma“, – sako M. Jahani. Tokiose situacijose pašnekovė įvardina galimą sprendimą: „Jei vis dar baiminatės deleguoti, pradėkite nuo mažų užduočių: pirmiausia perduokite mažai rizikingas užduotis, tada imkitės didesnių.“ Pasak verslo konsultantės, dažniausios klaidos – neapibrėžta užduoties trukmė, galutinis rezultatas, nesekamas procesas ir neprašoma kolegos savais žodžiais paaiškinti, kokia užduotis jam pavedama. Tiesa, yra ir darbų, kurių nereikėtų perleisti kitiems. Nedeleguojami darbai gali būti vadovo tiesioginės pareigos, strateginiai sprendimai, komandos kūrimas, darbas su ja, krizinių situacijų valdymas ar netgi sveikinimas kolegai vestuvių proga. Klaida galima vadinti, kai vadovas nesuvaldo delegavimo proceso arba nesiima laiku deleguoti darbų. „Nedeleguokite darbo, kuris turėtų būti atliktas konkrečiu būdu, kurį žino tik komandos vadovas, jums ilgiau užtruks paaiškinti darbą, nei jį atlikti. Nedeleguokite ir tokio darbo, kai jūs tiesiog mėgaujatės patys ta užduotimi“, – pataria verslo konsultantė.

Drąsiai pasitikėkite kitais

Apibendrindama delegavimo procesą, Monika akcentuoja kelis svarbius aspektus: „Kai deleguojate užduotį, atsitraukite. Atminkite, kad delegavimas sėkmingas tik esant atskaitomybei. Ir svarbu komandos lyderiui nepamiršti grįžtamojo ryšio savo komandos nariui.“ Tad nepabijokite kalbėti, aptarti sunkumus, keblias situacijas, pasiekimus ir naujas galimybes. Stiprėjantys specialistai jūsų komandoje – tai kelias į klestintį verslą.