Dabar kaip niekada aktualu geras laiko valdymas. Kodėl mums jo taip trūksta ir kaip geriausia jį planuoti, pataria „TMD Partners“ konsultantė Aida Baranauskaitė.

 

Norų ir laiko dvikova

Mūsų tempas vis greitėja, visko per dieną norime nuveikti kuo daugiau, nes, pasak A. Baranauskaitės, turime daugiau galimybių, aplinkui atsiranda vis naujų įdomių užsiėmimų ir veiklų, kurių dar nesame išbandę. Internetinės erdvės taip pat suteikia neribotų veiklos galimybių: mokytis nuotoliniu būdu, apsipirkti neišėjus iš namų, pasimatyti su draugais, gyvenančiais kitose šalyse, nors ir kiekvieną vakarą. Ir viso to mes norime, tik… trūksta laiko. Paros pailginti negalime, tad lieka išmokti efektyviai planuoti savo laiką ir nuveikti viską, ko norime.

Laiko planavimo dalykus išmananti pašnekovė pataria pabandyti vieną dieną nuspręsti, kokios dienos šiandien norėtumėte, ir išsikelti tikslą, kad taip ir būtų. Pavyzdžiui, norite ramesnės dienos, grįžti namo laiku, nedirbti viršvalandžių ir pan. „Pavykęs planas gali įkvėpti nuo šiol pradėti taikyti laiko planavimo principus. Nesiginčysiu, kad tam reikia valios ir užsispyrimo, bet kai pajuntamas planavimo rezultatas, motyvacija rūpintis savo dienotvarke tik stiprėja“, – ryžtis pokyčiams drąsina „TMD Partners“ konsultantė.

Svarbu patikėti – aš galiu

Kas svarbu planuojant laiką? Pirmiausia, sako specialistė, svarbu patikėti, „kad tikrai aš asmeniškai galiu planuoti savo laiką ir veiklas ar bent jau jų dalį, kad nuo manęs asmeniškai priklauso, kaip atrodys mano darbo diena, laisvalaikis.“

A. Baranauskaitės nuomone, jeigu žmogus mano, kad jo darbo dienos ir laisvo laiko planavimui esminę įtaką daro kiti, arba leidžia, kad taip nutiktų, tuomet toliau kalbėti apie laiko planavimą sunku. Nors, pavyzdžiui, jeigu skambučių centruose klientus aptarnaujantys darbuotojai negali planuoti, kiek, kada ir kokių klientų skambučių sulauks, tačiau jie gali apgalvoti, kada ir kokius darbus atliks, kai skambučių nebus. Be to, pusiausvyrai atgauti tokiems darbuotojams naudinga aktyviai planuoti savo asmeninį laisvalaikį ir veiklas.

Kuo tiksliau, tuo geriau

 

„Iš tikrųjų tai nieko bendra neturi su neefektyvumu, tai tik dar viena planavimo klaida“

A. Baranauskaitė.

 

Planuojant savo laiką, svarbus tikslumas. Nepakanka darbo kalendoriuje tik sužymėti darbų sąrašą, neįvertinant, kiek kuriam darbui skirsite laiko. Klientų konsultantė A. Baranauskaitė pataria planuoti realias darbų trukmes, pasižymint kalendoriuje konkrečias valandas. Tai padės apsaugoti dienotvarkę nuo skubių kolegų prašymų, nes taip matysite savo realų užimtumą ir turėsite daugiau ryžto atlikti suplanuotus darbus. Apskritai naudotis darbo kalendoriumi pravartu, nes kai norimos atlikti užduotys fiksuojamos vienoje erdvėje, o ne, pavyzdžiui, ant atskirų lapelių, mes geriau sutelkiame dėmesį, patiriame mažiau chaoso ar baimės, kad ko nors nepamirštume.

Specialistė pabrėžia, kad neverta priplanuoti vienai dienai daugiau veiklų ar užduočių, nei apskritai realu atlikti. „Tai įvyksta todėl, kad neįsivertinamos darbų trukmės ir nesuplanuojamos konkrečios dienos valandos, kada tai bus atliekama. Todėl kyla jausmas, kad spėsiu, bet dienos pabaigoje apima bloga savijauta, kad diena buvo prasta, nes nespėjau visko įgyvendinti. O iš tikrųjų tai nieko bendra neturi su neefektyvumu, tai tik dar viena planavimo klaida“, – sako ji ir pataria susiplanuoti ne vienos dienos, o bent jau savaitės darbus.

Kita maža gudrybė, kurios ji pataria vengti, tai sunkiausių ir nesmagiausių darbų palikimas antrai dienos pusei. Visgi daugumai žmonių produktyviausios yra pirmosios dienos pusės valandos.

Blogo laiko planavimo pavyzdžiai

Ilga vienos rūšies užduotis neskaidoma į mažesnės trukmės dalis ir nesuplanuojama į atskiras dienas. Su ta pačia užduotimi specialistė rekomenduoja tą pačią dieną dirbti ne ilgiau kaip keturias valandas, jei tik darbo pobūdis tai leidžia. Pavyzdžiui, jei ataskaitos išvadoms parengti numatėte skirti aštuonias valandas, išskaidykite šį darbą į dvi ar tris dienas.

Darbai atliekami vienas po kito, prieš tai nenusistačius prioritetų ir nepradedant nuo pačių svarbiausių, kurie turi didžiausią reikšmę asmeniniam rezultatui. Prieš paskiriant kalendoriuje užduočių atlikimo laiką, visas užduotis įvertinkite per prizmę „svarbu – skubu“ ir pradėkite nuo jų.

Vienu metu daromi įvairūs darbai, atliekant ypač svarbias užduotis. Verčiau užsitikrinti, kad darbo aplinka būtų tyli, atsiriboti nuo el. pašto, skambučių, aplinkinių trukdymo ir nešokinėti tarp skirtingų užduočių. Taip užduotį atliksite kur kas greičiau.

Tai jau laiko švaistymas

Neprioritetinių darbų, tokių, kurie šiandien nei svarbūs, nei skubūs, atlikimas, pašnekovės nuomone, yra laiko švaistymas. Dažniausiai tokius darbus žmonės imasi daryti tuomet, kai nori jaustis užimti ir vengia pradėti daryti svarbias bei nelengvas užduotis. „Mūsų protui reikia pasiteisinimo, kodėl nedariau to, kas svarbu, – aiškina ji. – Apčiuopiamos naudos darbo dieną neduoda ir nesvarbūs susitikimai ar pokalbiai telefonu, pavyzdžiui: einamųjų darbų aptarimas, diskusija apie lengvą klausimą, santykių palaikymo susitikimas su klientu, pasikalbėjimas su kolega apie gyvenimą darbingiausiu dienos metu, dažniausiai 9–12 valandomis. Pasiteisinti dėl dingusio laiko neleis ir naršymas socialiniuose tinkluose, internete.“

Aiški vizija – geras laikas

Klientų konsultantė tikina, kad produktyviai planuoti ir išnaudoti laiką skatina aiškus tikslas, vizija, kokio gyvenimo norite, t. y. ką noriu būti pasiekęs darbe, kaip noriu, kad atrodytų darbo diena, kokio laisvalaikio noriu, kiek laiko noriu skirti šeimai, draugams. „Vizija, jei ji dar ne realybė, mus motyvuoja keistis. Prisimenu vieną mokymo dalyvį, kuris norėjo kaip ir kolegos išeiti iš darbo laiku, nedirbti viršvalandžių, bet niekaip nepavykdavo. Paanalizavus situaciją paaiškėjo, kad darbas jam labai patinka, karjeros dar tik pradžia, šeimos ar santykių kol kas nėra, laisvalaikio veiklų, kurias labai mėgtų, irgi neturi. Tokioje situacijoje pokyčiai beveik nerealūs, nes nėra stimulo, kuris skatintų iš darbo išeiti laiku. Tačiau mama, kuriai reikia 17.30 val. pasiimti iš darželio vaiką, turi stiprią motyvaciją darbo dieną pabaigti laiku, nes kitos išeities ji neturi“, – konkrečiu pavyzdžiu savo mintis pagrindžia A. Baranauskaitė.