Norint pasiekti sėkmę verslo pasaulyje reikia išmanyti bent pagrindinius etiketo ir protokolo reikalavimus. Tai padeda išvengti keblių situacijų ir leidžia laisvai jaustis oficialioje aplinkoje. Išmanydamas etiketo ir protokolo subtilybes supranti, ko iš tavęs tikimasi ir kaip reikia elgtis, kad neįžeistum žmonių, su kuriais bendrauji.

Trumpai apie verslo etiketo atsiradimą

Išskiriamos dvi kategorijos, apibūdinančios gražų elgesį, – manieros ir etiketas. Kaip pasakoja etiketo specialistas Giedrius Drukteinis, manieros, atsiradusios dar priešistoriniais laikais, verslo aplinkoje egzistavo visada. „Tai elementarus bendravimas su pirkėju ar partneriu kaip su žmogumi. Tai yra pagarbiai, mandagiai, nepažeidžiant kitos pusės interesų“, – manierų reikšmę aiškina G. Drukteinis.

Etiketas versle atsirado su tarptautine prekyba ir nuo XIV a. veikė kaip norminė sistema tarp žmonių iš skirtingų šalių, žemynų ar kultūrų, susiduriančių uostuose bei prekyvietėse. Būtent minėtame amžiuje Italijoje su užsienio pirkliais pradėta elgtis pagarbiai. Italai pirmieji pradėjo kreipti dėmesį į jų interesus, pavyzdžiui, į arabų poreikį melstis, alkoholio ignoravimą, atitinkamą požiūrį į moteris ir t. t. G. Drukteinis pabrėžia, kad nors verslo etiketas atsirado XIV amžiuje, terminas pirmą kartą pavartotas tik XVII amžiuje.

Mafiozų taisyklė

Pagrindinė verslo taisyklė, kurią išskiria G. Drukteinis, – teisus tas, kuris moka pinigus. Jo žodžiais, jeigu esate tas, kuris tuos pinigus moka, pasaulis turi derintis prie jūsų. O jei jūs norite uždirbti pinigų iš kitų, elkitės taip, kaip mokė ir Konfucijus, ir romėnai – „Romoje elkis kaip romėnas“. Tai yra neprisigerkite, nerodykite agresijos, prauskitės, nepertraukite kito kalbančio žmogaus, žvelkite pašnekovui į akis, šypsokitės. Svarbi ir esminė mafiozų taisyklė – niekada nepasakok apie save neklaustas. „Jūs dažniausiai net nesate niekam įdomus… Ir išvis nemanykite, kad ką nors papasakoję padarysite ką nors gero. Kaip mokė Aristotelis, protingas žmogus klauso dvigubai ilgiau, nei šneka pats, mat pats kalbėdamas nieko neišmoksta“, – akcentuoja etiketo žinovas G. Drukteinis.

Protokolo taisyklės

Diplomatinio etiketo specialistas Arminas Lydeka knygoje „Protokolas. Elgesio taisyklės“ išskiria svarbiausias protokolo taisykles, kurias privalo išmanyti kiekvienas verslininkas.

Vizitinė kortelė. Ši sąvoka atsirado XIX a., kai į vizitus pradėta žiūrėti labai rimtai. Dabar bet kuriame oficialiame susitikime neapsieinama be vizitinių kortelių. Svarbiausia jų funkcija – priminti naujas pažintis, pavardes, adresus, rangą.

Į vizitines korteles būtina atsakyti. Jei vizitinę kortelę duoda jums, turite mainais įteikti savąją. Jeigu jos neturite – padėkokite už gautą kortelę, atsiprašykite, kad neduodate savo, ir pasiaiškinkite, kodėl negalite jos įteikti, pavyzdžiui: „Kaip tyčia, visas išdalijau“, „Pasikeitė mano telefonas, todėl užsakiau naujų kortelių.“

Vizitinę kortelę būtina įteikti atsuktą tekstu į pašnekovą, kad imdamas ją galėtų perskaityti įrašus. Įteikdami vizitinę kortlelę užsiniečiui dar kartą pasakykite savo pavardę.

Negalima vienoje kortelėje suplakti asmeninės ir įmonės veiklą apibūdinančios informacijos. Vizitinių kortelių informacija skirstoma į pažintinę ir kontaktinę. Pažintinė informacija kortelėje rašoma iš viršaus į apačią šia tvarka: atstovaujama organizacija, vardas, pavardė, pareigos. Kontaktinė informacija – adresas, telefono, fakso ir kt. numeriai – rašoma apatinėje kortelės dalyje. Tinkamiausios kortelės yra tos, kurios surašytos tik viena kalba.

Vizitinių kortelių spalva turi būti balta arba švelnaus spalvinio tono. Kita vertus, verslininkai neprivalo šio reikalavimo laikytis griežtai, jų kortelės gali būti įvairių spalvų – nuo rožinės iki juodos. Tik atminkite, kad prabangios kortelės spalvingumu nepasižymi. Tinkamiausia ženklų ir logotipų vieta yra vizitinės kortelės viršuje, kairėje pusėje arba centre.

Darbo pokalbiai telefonu. Į visus skambučius privaloma atsakyti. Paskambinę turite prisistatyti pirmieji. Atsiliepiant prisistatyti nebūtina, sakoma tiesiog „alio“ arba „klausau“. Jeigu per pokalbį telefonas išsijungia, perskambinti turėtų tas, kuris skambino.

Atsiliepus balso pašto sistemai nederėtų mesti ragelio – palikite pranešimą. Svarbu nepalikti bereikšmių pranešimų, nes jie eikvoja ir siuntėjo, ir gavėjo laiką. Įrašykite trumpą pranešimą. Jo pabaigoje (pradžioje) pasakykite savo vardą.

Elektroninis laiškas. Jis turi būti dalykiškas, aiškus ir konkretus. Ilgi laiškai yra netinkami. Visada nurodykite pranešimo temą (subject). Nepamirškite pasisveikinti. Negalima rašyti elektroninio laiško didžiosiomis raidėmis, nes laiško gavėjas gali įsižeisti. Tačiau išskirti žodį ar mintį didžiosiomis raidėmis kartais galima. Jeigu prie laiško siunčiate priedą, laiške būtinai tai paminėkite. Pasirašydami įrašykite savo įmonės/asmens kontaktinę informaciją.

Verslo dovanos. Tinkamiausios lauktuvės iš svečios šalies, regiono ar miesto yra su ta šalimi arba miestu susiję daiktai. Taip pat tinka tos šalies nacionalinio alkoholinio gėrimo butelis. Dovanos yra brangesnės ir solidesnės. Dovanoti galima žymaus dailininko paveikslą, keramikos dirbinį, vertingą knygą ir t. t. Dovana kitos šalies verslininkui turėtų būti susijusi su jūsų krašto istorija, papročiais, kultūra ar religija. Asmeninių daiktų – marškinių, kojinių, parfumerijos – dovanoti nepriimtina. Išimtis – kaklaraištis, nes jis gali būti priskiriamas prie suvenyrų.

Dar vienas svarbus aspektas – negalima to paties daikto dovanoti tam pačiam asmeniui du kartus. Ir atminkite, kad kiekvienoje šalyje dovanų teikimo tradicijos skiriasi, todėl pravartu jas išmanyti.