9 būdai, padedantys apsaugoti svarbią informaciją
2013.08.19
Temos: Technologijos, Vadyba.
Daugelis verslininkų susimąsto, kas būtų, jei svarbi įmonei informacija – finansiniai duomenys, klientų informacija, kitos verslo paslaptys – būtų sunaikintos. O kas būtų, jei ši informacija pakliūtų konkurentams į rankas? Suvokdami, kad pasekmės būtų ypač skaudžios, tačiau nežinodami, ką daryti, verslininkai patiria nepakeliamą stresą.
Pateikiame 9 būdus, kaip apsaugoti svarbią įmonei informaciją. Juos pateikiame kartu su konsultavimo įmonės UAB „VORAS Consulting“ vadovu Pauliumi Petrėčiu.
1. Nustatyti darbo taisykles ir mokyti darbuotojus. Kartais užtenka konfidencialios verslo informacijos ribą nubrėžti bent žodžiu. Pavyzdžiui, vienoje žinomoje kompanijoje įmonės informacija, technologiniai procesai yra atviri visiems darbuotojams. Įmonės vadovybė pasakė, kad už įmonės ribų verslo paslaptys neturi būti aptariamos, nes kitaip „kompanija taps tokia, kaip ir kitos“.
Tikintiems kompanijos dvasia ir filosofija darbuotojams tokio paaiškinimo pakako. Kadangi žmonės gali skirtingai suprasti tuos pačius dalykus, vertėtų nustatyti taisykles ir su jomis supažindinti visus darbuotojus.
2. Žinoti, kas yra svarbu. Įvardydami pirmiausia sau, kokia informacija įmonei svarbi, ir suvokdami jos praradimo pasekmes, galėsime geriau nuspręsti, kokių priemonių imtis. Kad būtų visiems aiškiau, konfidencialią informaciją tinkamai pažymėkime. Pavyzdžiui, elektroninius laiškus, kuriuose pateikiame konfidencialią informaciją, siųsdami iš įmonės el. pašto dėžutės, žymėkime kaip konfidencialius, skirtus tik siuntėjui, kurių turiniu šis negali dalytis su trečiosiomis šalimis.
3. Saugoti slaptažodžius. Kadangi dažniausiai didžioji dalis informacijos įmonėje yra elektroninė, slaptažodis yra raktas prie jūsų informacijos. Lygiai kaip nuo to, koks sudėtingas užraktas ar įmantrus raktas, priklauso, ar lengvai gali būti atrakinamos durys, taip ir nuo to, ar slaptažodis sudarytas iš didžiųjų, mažųjų raidžių, simbolių ir skaičių, koks jo ilgis, priklauso, kaip lengva perskaityti jūsų informaciją.
Taip pat pamąstykime, kur slaptažodžius saugome. Dažnai žmonės klijuoja slaptažodžius prie monitoriaus ar užrašo ant lapelio, kurį pakiša po pelės kilimėliu. Ar klijuotume raktą prie durų, kurias jis atrakina?
4. Daryti atsargines kopijas. Turėkite kelias svarbių dokumentų kopijas ir jas saugokite skirtingose vietose. Darykite elektroninės informacijos atsargines kopijas. Tik nepamirškite, kad kopiją saugoti reikia ne prasčiau nei originalą.
5. Saugoti savo įrangą nuo virusų ir kitų kenksmingų programų. Virusai gali negrįžtamai sugadinti kompiuterį. Kartais atkurti svarbią informaciją gali būti neįmanoma. Taip pat virusai ar kitos kenksmingos programos gali stebėti jūsų elgesį, rinkti ir nutekinti konfidencialią informaciją. Gera antivirusinė programa kompiuteryje yra tiesiog būtina. Kaip negalima eiti gatve degant raudonam šviesoforo signalui, taip negalima naudoti kompiuterio be antivirusinės programos.
6. Turėti žurnalinių įrašų. Veiklą stebėkite, registruokite, taip bus nesunku atsekti, kada ir kas įvyko.
7. Turėti sutartis. Darbuotojams, partneriams, klientams duodamos pasirašyti konfidencialumo sutartys atgraso atskleisti konfidencialią informaciją. Net jei toks įvykis nutiktų, būtų galima nubausti kaltininką. Dėl tokių sutarčių konsultuokitės su teisininkais.
8.Šifruoti svarbią informaciją. Jei elektroninė informacija nešifruota, dažniausiai piktavaliai ją gali nesunkiai išgauti. Pasikonsultuokite su specialistais, kaip šifruoti perduodamą ir saugomą informaciją, kad ji būtų saugi. Neplepėti. Kompanijoje „Apple“ net gamybos darbuotojai gerai nežinojo, kokį naują produktą kuria, tik tam tikrą etapą, dalį, kurią atliko. Neverta pasakoti kompanijos planų ar apie klientus, gaminius tie kams, kam nebūtina žinoti.
9. Viešinti svarbią informaciją. Kaip taip gali būti? Ar čia ne klaida? Aišku, viešinti svarbią informaciją reikia sumaniai, tinkamai ir laiku. Jei pasigirsite, kad išradote naują technologiją ar būdą, o gal dirbate su kažkokiu klientu – tokios informacijos nereikės saugoti nuo nutekėjimo. Tokiu principu paremtas technologijų patentavimas, pranešimai spaudai ir panašiai.
Ką ir kada viešinti, turite gerai apgalvoti, įsitikinti, kad nepažeisite sutarčių ar teisės aktų reikalavimų. Juk kitaip gali tekti sprukti į kokią šalį ir gyventi oro uosto tranzito zonoje, kaip neseniai nutiko vienam buvusiam specialiųjų tarnybų darbuotojui.
Organizuojate renginį?
Tuomet „bzn start” gali pasiūlyti puikią galimybę išviešinti Jūsų renginį ir padėti pritraukti potencialių dalyvių.