2015 m. balandžio 1-osios rytą verslo konsultacijų bendrovė „TMD Partners“ savo klientams ir partneriams surengė verslo pusryčius. Žinoma, žmonės į juos susirinko ne vien kavos atsigerti ir sumuštinių pakramsnoti. Pagrindine verslo pusryčių žvaigžde tapo švedas Ulfas Lindbergas. Būtent jo pranešimo apie įmonių struktūros optimizavimo bei veiklos efektyvumo didinimą visi ir susirinko paklausyti. U. Lindbergas per savo gyvenimą vadovavo ne vienai įmonei. Ilgus metus dirbo didelėje farmacijos bendrovėje. Per karjerą sukauptas žinias ir idėjas dabar jis pritaiko savo konsultavimo įmonėje „Enhancer“, dirbančioje tiek su privačiu verslu, tiek su Švedijos policija bei Vyriausybe. U. Lindbergo idėjos, regis, kviečia sugrįžti prie pačių pagrindų. Labiau už viską jis vertina aiškumą. Jo svarbą verslo valdymui bandė perduoti ir trečiadienį kartu pusryčiavusiems asmenims.

Ar tikrai esate savo pavaldinių viršininkas?

Kaip atskirti tikrą vadovą nuo žmogaus, kuris tiesiog puikuojasi viršininko statusu? Pasak U. Lindbergo, taip atsitinka ne taip jau retai. Tokie pseudobosai dažniausiai yra ženklas, kad įmonės struktūroje ne viskas gerai. Taigi kaip atsikirti tikrą vadovą nuo pseudoboso? U. Lindbergas sufleruoja, kad atsakymas tiesiogiai susijęs su laiku. „Jeigu jūsų užduoties įgyvendinimas trunka pusantrų metų, o jūsų tiesioginio viršininko užduoties įgyvendinimas trunka taip pat pusantrų metų, tai jūsų viršininkas iš tikrųjų nėra joks viršininkas. Jūsų užduotys persidengia, ir jūs visada kreipsite dėmesį į savąsias, o į viršininko žiūrėsite kaip į trikdžius, blaškymąsi. Tačiau, jeigu viršininko užduoties trukmė yra treji metai ir tam būtinas jūsų indėlis, tokį žmogų tikrai galima vadinti viršininku“, – dėstė pranešėjas.

Laikas U. Lindbergo verslo struktūros vaizdinyje itin svarbus. Jo įsitikinimu, kiekvieno žmogaus gebėjimai geriausiai atsiskleidžia jam susitelkiant į atitinkamos trukmės uždavinius. Žemiausios grandies darbuotojai turi sutelkti dėmesį į trumpalaikes užduotis. Aukščiausios grandies vadovai – į ilgametes strategijas. Kai žmogus atsiduria ne savo vietoje ir ne laiku, prasideda problemos, o įmonės darbo našumas krinta.

Pasak U. Lindbergo, sėkmingai ir efektyviai organizacijos veiklai būtini penki veiksniai: ilgalaikė perspektyva; aiškios užduotys; aiški struktūra; žmonės, dirbantys ten, kur ir turėtų dirbti; sklandžiai veikianti atskaitingumo sistema. Kaip užtikrinti šių penkių dalykų veikimą? U. Lindbergas kviečia sugrįžti prie pagrindų.

Laikas ir tikslai

Kiekvienas žmogus yra kitoks. Todėl kiekvienas mūsų geriausiai ir atlieka skirtingus uždavinius. Vieni orientuoti į greitai atsirandančias ir greitai įvykdomas užduotis. Kitiems geriau sekasi siekti ilgalaikių tikslų. Todėl U. Lindbergas išskiria septynis darbuotojų lygmenis pagal tai, per kokį laiką jie geriausiai atlieka užduotis: nuo dienos iki trijų mėnesių; nuo trijų mėnesių iki metų; nuo metų iki trejų; nuo trejų iki penkerių metų; nuo penkerių iki dešimties metų; nuo dešimties iki dvidešimties metų; nuo dvidešimties iki penkiasdešimties metų.

Jeigu jūsų užduoties įgyvendinimas trunka pusantrų metų, o jūsų tiesioginio viršininko užduoties įgyvendinimas trunka taip pat pusantrų metų, tai jūsų viršininkas iš tikrųjų nėra joks viršininkas. Jūsų užduotys persidengia, ir jūs visada kreipsite dėmesį į savąsias, o į viršininko žiūrėsite kaip į trikdžius, blaškymąsi.

U. Lindbergas

Iš pirmo žvilgsnio tokia sistema atrodo šiek tiek trikdanti, bet U. Lindbergas siūlo į viską žiūrėti pasitelkiant labai paprastus pavyzdžius. Įsivaizduokime didelį prekybos tinklą, susidedantį iš šimto parduotuvių. Pardavėjai, sandėlininkai ir panašūs darbuotojai šiuo atveju ir būtų tie, kas patenka į pirmąją kategoriją (jie sudaro apie 50–55 proc. visos populiacijos). Į antrąją kategoriją patenka jų tiesioginiai viršininkai – vyr. kasininkės, vyr. sandėlininkai ir t. t. (šios kategorijos darbuotojai sudaro maždaug 40 proc. populiacijos). Trečioji kategorija – visos parduotuvės administratorius. Ketvirtajai kategorijai būtų galima priskirti žmogų, kontroliuojantį kelias parduotuves. Penktoji kategorija – asmuo, atsakingas už naujų parduotuvių atidarymą, plėtimąsi į naujas rinkas. Šeštajai kategorijai priklauso žmogus, atsakingas už viso tinklo kryptį. Pagaliau septintosios kategorijos vadovai (jų pasaulyje yra palyginti nedaug) formuoja visos pramonės kryptį.

Problemų įmonėje kyla tuomet, kai žmogus, pavyzdžiui, iš antrosios kategorijos atsiduria pirmojoje. Savo bendradarbiams jis net gali atrodyti tikras nevykėlis. Darbe jam bus nuobodoka, trūks motyvacijos. Trumpalaikės užduotys paprasčiausiai neleidžia jam pasireikšti, parodyti savo gebėjimų. Lygiai taip pat būtų, jeigu jis ne laiku atsidurtų trečiojoje kategorijoje. Kitaip tariant, sprendžiant, ar žmogus tinkamas kokiai nors pozicijai, reikėtų pasidomėti ne tik jo kompetencija ir motyvacija, bet ir kokias užduotis atlikdamas jis jaučiasi patogiausiai.

Išvadas bus gana lengva padaryti atlikus kitą privalomą žingsnį – suformulavus aiškius tikslus. Kiekvienas vadovas turi savo pavaldiniams pateikti labai aiškias užduotis. Jų atlikimo trukmė jokiu būdu negali būti ilgesnė nei atliekamų paties vadovo. U. Lindbergas netgi pataria aiškiai surašyti kiekvienos pareigybės užduotis, kad laipteliu aukščiau esantis vadovas galėtų matyti, ką ir kada žemiau esantis darbuotojas turi padaryti. Žmonės, dirbantys savo gebėjimus atitinkančiame lygyje ir aiškiai matantys savo tikslus, pasak eksperto, visada bus naudingi, o įmonės rezultatai labai greitai pradės gerėti.

Svarbu išvengti netvarkos

U. Lindbergui darbo tikrai netrūksta. Pasaulyje tiesiog yra labai daug įmonių ir organizacijų, kurių struktūrose pilna problemų. Kaip pagrindines, dažniausiai besikartojančias jis įvardija netinkamame lygyje dirbančius žmones (tokių yra apie 30 proc.), pareigas, kurias bereikšmėmis paverčia netobula įmonės struktūra (tokių esama apie 40 proc.), ir pareigas, kurių tikslai bei uždaviniai nėra pakankamai gerai suformuluoti (tokių irgi yra apie 40 proc.).

Ekspertas sako įmonėse dažniausiai ir matantis žmones, kurių vadovai iš tikrųjų yra tik pseudobosai, bei vadovus, iki galo nežinančius, kaip ir kokius uždavinius kelti pavaldiniams. Kiekvieną kartą, kai struktūroje trūksta ilgalaikių tikslų hierarchijos, galima net neabejoti, kad įmonė labai greitai susidurs su rimtomis problemomis. Žinoma, jeigu dar nesusidūrė.

Struktūros tvarkymo darbus U. Lindbergas ragina pradėti nuo išsamios jos analizės, ieškant esamų trikdžių ir jų priežasčių. Jas nustačius galima susidaryti veiksmų planą, o paskui ir numatyti strategiją. Prieš pradedant veikti svarbu įsivertinti, kaip pagal sukurtą strategiją reikia pakeisti pačios įmonės struktūrą, atskaitingumą. Kai atsiranda ir norimos struktūros vizija, būtina į konkrečias pareigas atrinkti tinkamo lygio žmones, geriausiai sugebėsiančius spręsti jiems patikėtas užduotis.