Efektyvios verslo susitikimo dienotvarkės planavimas yra vienas didžiausių verslininko iššūkių, reikalaujančių suderinti racionalumą ir kūrybinį potencialą. Jeigu vis dar dvejojate, ar susitikimo planas yra toks pats svarbus, kaip jo turinys, prisiminkite, kad tinkama dienotvarkė padeda ne tik įsitikinti, jog nebus pamirštas nė vienas aptarimo reikalaujantis klausimas, bet ir visoms pusėms pasirengti iš anksto, sutaupant daug brangaus laiko.

1. Išsiųskite e. laiškus susitikimo dalyviams su informacija, kur ir kada vyks susitikimas. Nurodykite pagrindinę temą ir paprašykite atsakyti į jūsų kvietimą iki tam tikro termino. Pasirūpinkite, kad laiškas būtų išsiųstas iš anksto, pageidautina – prieš dvi savaites iki numatyto susitikimo dienos.

2. Paprašykite visų dalyvių atsiųsti informaciją apie tai, kiek laiko jiems reikės prezentacijai ir kokia įranga bus reikalinga, ne vėliau kaip prieš tris dienas iki numatytos datos.

3. Sulaukę visų dalyvių pageidavimų jų prezentacijoms, apibendrinkite rezultatus lentelės formatu su svarbiausiomis temos, pristatytojo ir laiko antraštėmis. Jūsų atsakomybė yra įsitikinti ir pasirūpinti, kad kiekvienas aptariamas klausimas būtų tiesiogiai susijęs su pagrindiniu susitikimo tikslu ar uždaviniu.

4. Būkite realistai ir nebandykite sutalpinti daugiau pasisakymų ar prezentacijų ir vieną valandą, nei realiai įmanoma. Rizikuojate ne tik nuvarginti ir sutrikdyti dalyvius, bet ir užkirsti kelią išsamiam temos gvildenimui.

5. Dienotvarkę planuokite taip, kad nuo oficialios jo trukmės liktų apie dešimt minučių. Šis laikas itin pravers, jeigu iškils nenumatytų aplinkybių ar kuriam nors dalyvių prireiks kelių papildomų minučių. Na, o jeigu šis laikas liks neišnaudotas, dalyviai jausis pamaloninti ir tikrai nė kiek nenusivylę.

6. Suplanavę susitikimo eigą, dar kartą išsiųskite ją visiems dalyviams dieną prieš numatytą susitikimą, primindami pagrindinius tikslus, vietą, laiką ir trukmę. Pasiteiraukite, ar visi dalyvusiantys asmenys yra patenkinti jų pasirodymui skirta laiko trukme ir eiliškumu.

7. Pasirūpinkite, kad susitikimo dieną numatytame konferencijų kambaryje turėtumėte laikrodį, o dar geriau asmenį, kuris galėtų stebėti ir informuoti apie tam tikram asmeniui ar objektui aptarti skirto laiko pabaigą.

8. Pasinaudokite palankia situacija, kai visi asmenys yra vienoje vietoje, ir skirkite kelias minutes kito susitikimo datos pasirinkimui. Sutaupysite nemažai laiko, nereikės iš naujo siųsti e. laiškų ir derinti kiekvieno dalyvio darbotvarkės.

9. Susitikimo pabaigoje išnaudokite tą pačią visų asmenų sanbūrio galimybę ir išdalykite dalyviams atsiliepimų apie susitikimo tvarką formas arba skirkite kelias minutes jų žodiniams pasisakymams apie ką tik vykusio susitikimo pranašumus ir trūkumus. Būkite objektyvūs ir pasinaudokite kritika tam, kad kitą kartą viską galėtumėte planuoti dar efektyviau.

10. Pats svarbiausias susitikimo eigos planavimo aspektas, nepaisant visų galimų nenumatytų situacijų ar aplinkybių, yra suplanuotos darbotvarkės laikymasis!