Naujai besikuriančios ar savo darbo aplinką keičiančios įmonės dažnai susiduria su iššūkiu, kaip racionaliai panaudoti ar suplanuoti pasirinktas patalpas.  Vietos pakeitimas, darbo erdvės pokyčiai, anot interjero dizaino studijos „Dvidesign“ architekčių ir interjero dizainerių Radvilės Tirevičiūtės bei Lauros Dabravalskytės, turėtų suteikti pridėtinės vertės įmonės veikloje, todėl labai svarbu, kad naujas biuras būtų pasirenkamas ir įrengtas tinkamai. 

„Tarp įmonių vyksta nuolatinis kraustymasis ir judėjimas. Tad dažnai kyla klausimas: kiek iš tiesų įmonių, kurios naujai įsikuria, strategiškai ir visapusiškai apsvarsto galimybes, kurias gali atnešti biuro kaita, ir koks procentas tų įmonių nori tiesiog susitalpinti į tam tikrą plotą“, – teigia pašnekovės.

Gelbsti inovatyvus požiūris

Šiuolaikinis biuras tampa vis sudėtingesne darbo erdve. Čia vyksta nuolatinis kolegų trukdymas, susirinkimai, dėmesio blaškymas. „Dėl šios priežasties, remiantis tyrimais, geriau dirbti, tarkime, iš namų ar kavinukės, kuri yra jūsų rajone ar šiaip bet kurioje kitoje mėgstamoje vietoje. Žinoma šiuo metu tvyrančiomis aplinkybėmis tai šiek tiek praranda prasmę ir visi mielai grįžtu į ofisą, tačiau esant normalioms sąlygoms taip skatinamas bendruomeniškumas, kuris gerina darbuotojų laimės ir pasitenkinimo indeksą, kūrybiškumas, vystomas verslas ne tik centrinėje miesto dalyje, bet ir rajonuose, sprendžiamas transporto srautas ir begalė kitų aspektų.

Neretai nutinka ir taip, kad darbo vietos lieka tuščios ir nenaudojamos, nes darbuotojai vyksta pas klientus ar užsiima darbais už įmonės ribų. Neišnaudota arba netinkamai išnaudojama erdvė nesuteikia įmonės efektyvumui jokios naudos. Dėl šios priežasties įmonių vadovai pradeda ieškoti inovatyvaus požiūrio planuojant nuosavą biurą, tad jau kuris laikas stengiamės savo klientams pasiūlyti ABW (angl. Activity based working) biuro planavimo principus“, – pastebi L. Dabravalskytė.

Dar negirdėjusiems ABW termino pašnekovė paaiškina, kad tai yra biuro planavimo principas, kai darbuotojas neturi jam priskirtos darbo vietos: „Darbuotojai turi visišką laisvę rinktis, kurioje darbo zonoje jie norės dirbti, atsižvelgdami į gautą užduotį. Kiekvienas darbuotojas turi skirtingas užduotis dienos metu, tad gali rinktis jam patogiausią darbo aplinką.“ 

Nuo ko pradėti?

Tiems, kurie suvokia tinkamai suprojektuoto biuro svarbą, R. Tirevičiūtė pataria patikėti planavimo darbus profesionalams, mat būtina išsiaiškinti ne vien vadovo įžvelgiamus poreikius, bet ir tai, ko iš tiesų kasdieniame darbe reikia darbuotojams.

„Prieš pradedant darbus, atliekama apklausa, kurios tikslas – išsiaiškinti organizacinius principus, įmonės identitetą, vadovavimo ir darbo principus, darbo procesus, numatomų pokyčių inovatyvumą ir dar daug kitų svarbių aspektų. Gauti rezultatai suvedami ir pagal procentinius rodiklius, kurie nusako tikrąjį poreikį, kiek kokių erdvių biure reikia numatyti, pradedamas planavimo procesas. ABW – tai kelių matmenų biuro planavimas: socialinis, technologijų ir tinkama fizinė struktūra, kitaip tariant, žmogus, vieta, technologijos“, – paaiškina pašnekovė.

 

Be to, architektė pabrėžia, kad vien fizinių patalpos pokyčių sėkmingam biuro pritaikomumui neužtenka. Būtinas viso kolektyvo įdirbis ir sąmoningumas.

„Labai svarbu numatyti principą, kuriuo bus dirbama. Tarkime, žinant, kad bendrose erdvėse sunku susikaupti nepertraukiamam darbui, kai kuriuose biuruose įvedamos taisyklės, kad negalima kalbėtis ir net stacionarių telefonų nėra, o visi pranešimai ateina el. paštu. Jei reikia privačiai pakalbėti, naudojamasi tam skirtomis erdvėmis, telefono būdelėmis ar posėdžių salėmis. Įmonėse, kur visgi darbo zonose verda gyvenimas, atvirkščiai, įrengiamos papildomos nedidelės vienos darbo vietos erdvės, kad darbuotojai galėtų atlikti darbus, kuriems reikia itin didelio susikaupimo“.

Funkcionalumo svarba

L. Dabravalskytė pabrėžia, kad, dirbant ABW principais, labai svarbus kiekvienos biuro zonos mobilumas ir funkcionalumas: „Bendradarbystės zonos projektuojamos su mobiliais stalais, kad galima būtų pritaikyti pagal poreikį, o prireikus ir transformuojamos sienos, kad būtų galima keisti erdves. Dažnu atveju rekomenduojama palikti švarias sienas, kurias galima naudoti idėjoms generuoti ir užrašyti, tikslams išsikelti – gyvam ir kūrybingam darbo procesui vykdyti.“

Pašnekovės atskleidžia įdomų faktą, kad, organizuojant efektyvų įmonės darbą, dažnai taikomas ir „karštojo stalo“ (angl. hotdesk) metodas, kuris paremtas tuo, kad darbo vietų įrengiama mažiau, negu įmonėje iš viso dirba darbuotojų.

 

„Tyrimai rodo, kad, neatsižvelgiant į įmonės tipą, 20–40 proc. darbo vietų dieną būna tuščios, nes darbuotojai lanko klientus, dalyvauja susitikimuose, serga. Tad nėra prasmės visiems darbuotojams turėti konkrečią darbo vietą. Yra buvę atvejų, kai atlikus apklausą sužinome, jog visiems įmonės pardavimų vadybininkams visai nereikia numatyti stacionarios darbo vietos mat  ofise jie praleidžia ne daugiau kaip 30proc. laiko per savaitę. 20-čiai vadybininkų numatomas plotas biure siekia apie 120kv.m ir visas šis plotas 70proc laiko būna laisvas, tad pasiūlėme įrengti 10-ies vietų aukštą darbo stalą, kuris užimtų ne daugiau 20kv.m ir atvykęs vadybininkas galėtų prisėsti ir padirbėti, o nenaudojamas šis stalas galėtų tapti pasitarimų ar biuro šventės vieta. Tokių sprendimų yra ne vienas, kaip optimizuoti darbo aplinką ir nuomojamaji plotą biuruose.

Taip, tai nebūtinai tiks visiems, tačiau tikrai yra grupių, kurioms galima taikyti šį ar kitus principus. Tuomet darbdaviui nebūtina planuoti biuro visiems, tarkime, 100 žmonių, bet suplanuoti tik 80, o tai yra nemenkos sąnaudos. Taip sumažinamos išlaidos ne tik darbo vietoms įrengti, bet ir nuomos ar, pavyzdžiui, spausdinimo, juk kai negali kaupti šalia spintelėje krūvos dokumentų, tikėtina, kad juos laikysi skaitmeniniu pavidalu, o prie skaitmenizacijos juda visas pasaulis, saugodamas gamtos išteklius“.

Vadovas turi būti drąsus 

Vienas iš ABW metodų skirtas ne tik biurui planuoti, bet ir suteikti laisvės darbuotojams. Šiuo metu nuotoliniam darbui planuoti turime ne tik visas galimybes, bet ir palankias aplinkybes. Nors vadovams pradžioje tai gali kelti iššūkių, tačiau matomi rezultatai, tikėtina, bus akivaizdūs.

 

„Vadovui tai didelis iššūkis ne tik dėl technologijų diegimo, bet ir dėl pasitikėjimo aspekto. Besitęsiantis karantino laikotarpis atvers visiškai naują daugėlio vadovų požiūrį į nuotolinį darbą, o ateityje tai puikiai padės privilioti talentingų, bet nenorinčių standartinio biuro politikos darbuotojų. Tarkime, vadinamoji Z karta labai vertina tokią galimybę ir kartais darbuotojas pasirinks lankstumą, turėti savo darbo grafiką, o ne papildomų bonusų prie atlyginimo. Juk nebus sunku atsakyti vakare į el. laišką, jei žinosi, kad kitą rytą galėsi ilgiau pavedžioti savo mylimą keturkojį ir nepraleisi valandos kelyje į darbą. Geriausios mintys ir sprendimai visgi gimsta ramybės būsenoje“, – įsitikinusi R. Tirevičiūtė.

„Dvidesign“ architektės ir interjero dizainerės pataria darbdaviams biuro planavimą palikti specialistams, kurie padės ne tik funkcionaliai paskirstyti erdves, bet ir sukurti harmoningą bei emocinį pasitenkinimą užtikrinantį interjerą. Žinoma,  ABW-nėra panacėja, tačiau to labai trūksta daugėlyje kompanijų. Kiekvienas verslas šią filosofiją turėtų labai atidžiai panagrinėti ir pasiimti iš jos kas geriausią ir tai kas tinka jų sektoriui ir darbo specifikai: geresnei, spartesnei ir sėkmingesnei plėtrai.