Laiko planavimas ir taupymas itin aktualus šiandieniame verslo pasaulyje, juk visi girdėjome posakį „laikas – pinigai“. Daumantas Girininkas, „SOS kompiuterių“ dalininkas ir IT specialistas, pataria, kaip susitvarkyti pašto dėžutę, kad optimaliai išnaudotumėte savo laiką ir susigaudytumėte darbo pašto informacijos sraute.

„Daug kas priklauso nuo pašto tiekėjo ir jo teikiamų galimybių. Pirmas dalykas, kurio turėtumėte imtis norėdami susitvarkyti pašto dėžutę, yra laiškų rūšiavimas į skirtingas direktorijas. Pavyzdžiui, galite sukurti sąskaitų faktūrų, tiekėjų laiškų ar panašius aplankus, į kuriuos nukreipsite jų laiškus. Norint tai atlikti, reikėtų kiekviem aplankui sukurti filtrus. Pavyzdžiui, kad visi laiškai iš tam tikros įmonės eitų tik į pasirinktą aplanką ir neatsirastų bendrajame laiškų sraute. Taip ne tik lengviau sekti bendravimo ir bendradarbiavimo istoriją, bet ir greičiau bei lengviau rasti reikiamą laišką.

Tarkime, gmail galime atlikti paiešką pagal raktinius žodžius, o vėliau atlikti dar vieną paiešką, tik iš jau atrinkų laiškų. Manau, to visiškai užtenka norint susitvarkyti elektroninio pašto dėžutę ir joje efektyviau naršyti. Dažna problema yra nepageidaujami laiškai, reklaminės žinutės ir panašiai, žodžiu, šiukšlės, brukalas (angl. spam). Ne visi pašto tiekėjai turi sukūrę stiprius šiukšlių filtrus, tad vartotojui gali tekti juos sugeneruoti pačiam. Dažniausiai pasitaiko, kad brukalas ateina iš kelių pagrindinių adresatų arba domenų. Populiarios antraštės su žodžiais „increase“, „boost“, „viagra“ ir panašiai, taigi šiuos žodžius reikėtų suvesti į filtrus ir tuomet automatiškai sistema, radusi laiškų antraštėse vieną iš šių žodžių, laišką nusiųs į brukalo aplanką. Taip jūs taip pat sumažinsite bendrų laiškų, gautų laiškų aplanke, skaičių.

Gavę ne vieną laišką prioritetą jų skaitymo ir atsakymo eiliškumui ar adresatui teikiate jūs, kadangi kol kas nėra techninio sprendimo, padedančio laiškus rūšiuoti pagal svarbumą. Žinoma, yra galimybė laišką pažymėti kaip labai svarbų ar skubų arba nelabai svarbų ar skubų, tačiau dažnai daug kas pamiršta arba tiesiog nesivargina taip ženklinti laiškų, nes toks ženklinimas nebeturi prasmės. Šis ženklinimas buvo išrastas ir svarbus, kai interneto greitis nebuvo didelis. Svarbumo ženklinimas leisdavo tokias žinutes išsiųsti pirmas, t. y. iš viso jūsų laiškų srauto pirmos išsiunčiamos žinutės būdavo tos, kurias paženklindavote pirmumą reiškiančiu žymėjimu, pavyzdžiui, šauktuku.

Pasiekus spartų duomenų perdavimą mes visas žinutes gauname per kelias sekundes, tad pirmumo, svarbumo žymėjimas nebetenka prasmės“, – paaiškino D. Girininkas.

Tiesa, Tobias van Schneideris, daugiadisciplinio meno kūrėjas bei vertotojų sąsajos dizaino kūrėjas iš Vokietijos, aprašo naują pašto sistemą .mail, kurios pagrindinis išskirtinumas – vizualizacija. T. van Schneideris siūlo skirstyti laiškus ne į svarbius (kaip dabar daroma), o į labai svarbius, vidutiniškai svarbius bei nesvarbius. Laiškai pirmiausia rūšiuojami pagal svarbą, o tuomet pagal datą. Kitas patrauklus pasiūlymas – prisegtukų vizualizacija. Pašto sistemoje turėtų būti paskyra, kurioje vaizdžiai bei su daliniu turiniu turėtumėte matyti neseniai gautus prisegtukus (panašiai kaip nuotraukų galerija). Deja, šis pašto patobulinimas – tik idėja.

D. Girininko nuomone, reikėtų daugiau įrankių, galinčių pagelbėti elektroninio pašto sraute, tačiau .mail galėtų veikti tik kaip atskira, nepriklausoma sistema, mat pritaikyti šią idėją nesutiktų visi didieji elektroninio pašto paslaugas teikiantys gigantai, pavyzdžiui, „Google“, „Yahoo!“. Galų gale tai būtų sudėtinga įgyvendinti techniškai.

„Taigi šiuo metu reikia išmokti naudotis tuo, ką turime“, – pokalbį baigia IT specialistas.