„Slack“, „Yammer“ ir kiti vidinės komunikacijos įrankiai girdėti visiems, besidomintiems naujovėmis ir bandžiusiems jas pritaikyti savo organizacijoje. Tačiau tai dar ne viskas. Įmonės ieško sprendimų ir kuria savus įrankius, pritaikytus būtent jų organizacijai. Savo patirtimi dalijasi įmonės „Nod Baltic“ vadovas Tomas Parnarauskas, „Vinted“ vidinės komunikacijos vadovė Marta Kuzmickaitė ir ilgametė televizijos laidų vedėja, Vilniaus universiteto partnerystės docentė ir ryšių su visuomene profesionalė Dalia Kutraitė-Giedraitienė.

Patys sukūrė startuoliui tinkantį komunikacijos įrankį

Vienas sėkmingiausių Lietuvos startuolių „Vinted“ laikosi atviros komunikacijos idėjos – kiekvienas darbuotojas randa jam svarbią informaciją ir įsipareigoja ja dalytis su kitais. „Patys sukūrėme vidinės komunikacijos įrankį, vadinamą „People“. Jis suteikia galimybę komunikuoti asinchroniškai. Tai reiškia, kad visi bendrauja ne vienu metu kaip, pavyzdžiui, „Slack“ ar „Yammer“, o tuomet, kai gali“, – komentuoja M. Kuzmickaitė.

„Jei viename iš kanalų įvyksta svarbi diskusija, didelė tikimybė, kad tos diskusijos dalys pasislėps pokalbio viršuje ir bus sunku rasti pagrindinę informaciją.“

M. Kuzmickaitė.

„People“ naudojamas lėtesnei komunikacijai – svarbiai informacijai, diskusijoms. Pavyzdžiui, naudodamiesi šiuo įrankiu, startuolio vadovai praneša svarbias naujienas, rezultatus. Čia aktyviai rašo ir kiti darbuotojai, norėdami informuoti kolegas. Šis įrankis šiek tiek primena forumą dėl daugybės diskusijų. Taip užtikrinama, kad visi žmonės sužino svarbią informaciją ir padeda pažinti vieniems kitus. El. paštas dažniau naudojamas išorinei komunikacijai ar asmeniniam bendravimui.

Kasdienėje veikloje naudojamas „Slack“ padeda organizuojant greitus pokalbius, yra funkcionalus, tačiau netinka informacijai dokumentuoti. „Jei viename iš kanalų įvyksta svarbi diskusija, didelė tikimybė, kad tos diskusijos dalys pasislėps pokalbio viršuje ir bus sunku rasti pagrindinę informaciją. Tad, kai turime svarbios informacijos, keliame ją į „People“, o „Slack“ naudojame greitiems susitarimams“, – sako M. Kuzmickaitė.

Kaip svarbią priemonę ryšiui palaikyti ir informacijai pašnekovė išskiria tiesioginius susitikimus su komanda. Kas dvi savaites organizuojama „Vinted day“ – efektyvi vidinės komunikacijos organizavimo dalis, nes per ją vadovai ir kiti komandos nariai pasakoja karščiausias savo srities aktualijas. Renginys filmuojamas, o prie transliacijos gali prisijungti visi biurai. Tai padeda išlaikyti ryšį ir visus informuoti.

Vietoj el. pašto diskusijų – kalendorius

T. Parnarauskas (nuotr. kairėje) sako, kad, nors itin svarbus realus kontaktas su visais komandos nariais, naujausių technologijų laikais, kai dauguma specialistų yra laisvai samdomi, būtina prisitaikyti ir ieškoti visam kolektyvui efektyviausių sprendimų.

Iššūkių kyla, jei reikia visiems bendrauti vienu metu. „Bandėme spręsti šią problemą įvairiomis internetinės komunikacijos priemonėmis. Pavyzdžiui, „Hangout“ dažniausiai naudojame tiesioginiams pokalbiams, nes galime ruošti įrašus bei aptartą informaciją pristatyti kolegoms, tačiau šis įrankis, kaip ir „Skype“ ar „Slack“, nepatogus, nes ne visi žmonės gali komunikuoti tuo pačiu metu“, – pasakoja T. Parnarauskas.

Pašnekovo teigimu, labiausiai pasiteisino vidinis intranetas, už kurio turinį ir naujienas atsakinga visa komanda, galinti skelbti žinutes, kalbėti apie tai, kas aktualu. „Savo socialiniame intranete esame įdiegę diskusijų lentą. Žmonės, kurie šiuo metu neprisijungę, vis vien yra įtraukti į sprendimų priėmimą, nes gali prisijungti jiems patogiu metu“, – komentuoja jis.

Dar vienas įdomus socialinio komunikavimo būdas – kalendoriai ir įmonės renginiai. „El. paštas yra ir bendravimo su klientais priemonė, tad mes įdiegėme kalendoriaus formą, kurioje skelbiama visa informacija apie įmonės renginius ir diskusijos. Tai padėjo sumažinti el. laiškų srautą. Mūsų vidiniame intranete taip pat yra darbuotojų komitetas, kur žmonės patys organizuojasi tam tikras veiklas, kiekvienas darbuotojas gali pateikti savo pasiūlymus ir diskutuoti.“

Pasak T. Parnarausko, didžiausias sunkumas diegiant bet kokį naują vidinės komunikacijos įrankį yra žmonių įpročių keitimas. Ir kuo didesnis įmonės kolektyvas, tuo sunkesnis skirtingų žmonių poreikių patenkinimas. Tad reikia nesibaiminti ir atrasti tai, kas geriausiai tinka individualiai įmonės komandai.

Asmeninis dėmesys – efektyviausias vidinės komunikacijos įrankis

D. Kutraitės-Giedraitienės (nuotr. dešinėje) nuomone, vidinės komunikacijos vaidmuo organizacijoje ne mažiau svarbus nei išorinės komunikacijos. Net turint puikią išorinės komunikacijos strategiją, labai gerai komunikuojant su partneriais ir klientais, viskas gali sugriūti dėl vieno neatsargaus žingsnio. „Viena netinkama žinutė socialiniame tinkle apie įmonėje vykstančius dalykus gali sugriauti visą išorinės komunikacijos strategiją. Ir taip įvyktų dėl netinkamai organizuojamos vidinės komunikacijos“, – pabrėžia D. Kutraitė-Giedraitienė.

Pašnekovė mano, kad grįžtama prie labai senų vidinės komunikacijos standartų. Tai reiškia, kad, nors informacinės technologijos padeda perteikti informaciją žmogui, pagrindinė vidinės komunikacijos valiuta visuomet išliks asmeninis dėmesys žmogui.

„Todėl aš manau, kad vidinėje komunikacijoje grįžta senos formos, kai aukščiausias vadovas randa laiko, noro paspausti ranką žemiausiai grandžiai, kai išklauso, pažvelgia į akis. Niekas nemotyvuoja labiau nei tiesioginė žmogiška komunikacija, pagarba ir dėmesys. Aplink visi skuba, bet kiekvienas norime dėmesio. Tai yra geriausia motyvacija ir premija. Tad manau, kad visi dabartiniai vadovai turi suprasti, jog technologijos vidinei komunikacijai nepadės, jei nebus randama laiko asmeniniam dėmesiui“, – įsitikinusi D. Kutraitė-Giedraitienė.