Viešųjų pirkimų konkursai dažnai vis dar apgaubti įvairiomis baimėmis ir nuogąstavimais. Vienos įmonės dvejoja, kad per mažos kandidatuoti, kitos įsitikinusios, jog vis tiek nelaimės. Šiuos mitus paneigia ir praktinių patarimų, kaip dalyvauti ir padidinti savo galimybes laimėti, pateikia viešųjų pirkimų verslo sprendimo „Mercell“ rinkodaros vadybininkė Laura Simanavičiūtė.

Įvertinkite savo pajėgumus

Vienas svarbiausių kriterijų, kuriuos turi įsivertinti įmonė, yra laiko resursai bei darbuotojų potencialas. Anot L. Simanavičiūtės, ne taip svarbu, kokio dydžio yra įmonė ar kokia jos apyvarta, mat tinkamų viešųjų konkursų gali rasti kiekvienas. Kur kas svarbiau, ar bus gebama surasti aktualų konkursą, tinkamai paruošti pasiūlymą, o vėliau įgyvendinti laimėto konkurso sąlygas.

„Prieš pradėdama dalyvauti konkursuose, įmonė turi būti pasiruošusi skirti laiko ir turėti atsakingą asmenį, kuris ieškos aktualių pirkimų, bendraus su pirkėjais, ruoš dokumentus bei teiks pasiūlymus. Kai bandoma tik viena koja, t. y. neskiriant pakankamai dėmesio visiems etapams, dažnai padaroma išvada, kad niekas nepavyko. Dažnai paanalizavus tokius atvejus matyti, kad išbandyti vos keli viešųjų pirkimų konkursai, neišanalizuotos viešųjų pirkimų kainos ir dėl to jokio rezultato nepasiekta, konkursai pralaimėti“, – atskleidžia L. Simanavičiūtė.

Finansinės galimybės

Tam, kad viešieji pirkimai vyktų sklandžiai ir be didesnių netikėtumų, dar prieš dalyvaujant konkurse svarbu įsivertinti, ar 60–90 dienų mokėjimo atidėjimas įmonei nėra problema. Pasak viešųjų pirkimų verslo sprendimo „Mercell“ rinkodaros vadybininkės, svarbu suvokti, kad pinigai nebus gaunami iš karto, todėl žinoti savo finansinį pajėgumą irgi yra svarbu.

Be kita ko, tikslinga atkreipti dėmesį į tai, kad didžioji dalis konkursų vis dar vertinama pagal mažiausią kainą. Tiesa, L. Simanavičiūtė pabrėžia, kad taip dažniausiai vyksta tik su mažesnės vertės pirkimais. Specialistė priduria, kad dalyvaujant tokio tipo konkurse būtina išlaikyti kainų lankstumą. 

Kas nutinka su didelės vertės viešaisiais pirkimais? Juose vis dažniau taikomas ekonominio naudingumo kriterijus. 2019 m. ekonominio naudingumo kriterijus buvo taikytas 38 proc. pirkimų vertės, išskyrus mažos vertės pirkimus. Tačiau pirkimuose neretai dalyvauja vos viena įmonė. 

„Remiantis 2019 m. statistika, 53 proc. pirkimų įvyko tik su vienu tiekėju. Tai rodo, kad konkurencijos yra labai mažai, o galimybės tiekėjams iš tiesų didelės“, – nebijoti dalyvauti įvertinus savo potencialą skatina L. Simanavičiūtė.

Komunikacija – sėkmės ašis

Viešųjų pirkimų procesas dažnai klaidingai įsivaizduojamas kaip šaltas, dokumentuotas pardavimas, eliminuojant bet kokią komunikacijos formą. Pašnekovė įsitikinusi, kad tai viena didžiausių klaidų, lemiančių nesėkmę: „Paprastai viešojo pirkimo metu dialogo nėra, o po to pasirodo, kad perkančiosios organizacijos poreikis buvo visai kitas. Kartais jos pačios nežino, ko tiksliai reikia, o tai dar buvo galima išsiaiškinti, pataisyti specifikaciją. Su perkančiąja organizacija reikėtų bendrauti taip pat kaip su privačiu užsakovu.“

Eliminuoti godumą

Viešuosiuose pirkimuose užklausas teikiančios biudžetinės įstaigos dažnai nustebina įspūdingomis sumomis, kurias ruošiamasi išleisti. Apžavėti šių skaičių, įmonių atstovai siekia dalyvauti visur, laimėti kuo daugiau. Tačiau kartais tai atneša daugiau žalos nei naudos: konkursai pralaimimi, didėja nusivylimas savo įmonės galimybėmis. Nors iš tiesų, L. Simanavičiūtės teigimu, pergalės nepavyksta pasiekti dėl keleto paprastų sau neatsakytų klausimų.

„Viešųjų pirkimų specialistas pataria prieš kandidatuojant labai gerai įsiskaityti į pateikiamas sąlygas. Nuoširdžiai atsakykite sau į klausimus: ar tikrai atitinkate visus išvardintus kriterijus? Ar turėsite pakankamai kompetentingą personalą? Ar jūsų kainodara leidžia pateikti konkurencingą pasiūlymą? Vertėtų nustumti savimeilę į antrą planą, nesistengti aprėpti visų įmanomų konkursų. Kad ir kaip pasitikėtumėte savo įmone, tik objektyvus vertinimas, racionaliai pateiktas pasiūlymas leis laimėti ir vėliau sklandžiai įgyvendinti laimėtą pirkimą“, – teigia pašnekovė.

Siekiant pateikti konkurencingą pasiūlymą, taip pat neverta aklai mažinti savo kainų. Kur kas svarbiau apžvelgti ankstesnius konkurentų pasiūlymus, išsianalizuoti rinkos kainas, kad bendrame kontekste netaptumėte išsišokėliais.

Skirti pakankamai laiko

Viešieji pirkimai – rimtas procesas, kuriam reikia laiko ir pastangų nuo pat konkurso paieškos iki sąlygų išpildymo po konkurso laimėjimo. Atsainus požiūris į dokumentacijos pildymą, pasiūlymo pateikimą ar paties konkurso specifiką taip pat gali lemti pralaimėjimą.

„Dažna dalyvaujančiųjų klaida yra ta, kad įmonės nestebi išankstinės informacijos, planuojamų pirkimų. Žvelgdama plačiau į ateityje numatomus pirkimus, įmonė susikuria sau galimybę turėti daugiau laiko pasiūlymui parengti, poreikiui išsiaiškinti, galimybėms įvertinti. Kartais papildomas laikas gali padėti ne tik patiems pasiruošti konkursui, bet ir rasti partnerių, todėl tai labai naudinga“, – įsitikinusi e. pirkimų verslo sprendimo „Mercell“ rinkodaros vadybininkė.

Pasiūlymas, anot pašnekovės, taip pat negali būti teikiamas paskutinę minutę. Net per 1–2 dienas greičiausiai nepavyks parengti konkurencingo, gramatiškai ir stilistiškai taisyklingo, gerai atrodančio pasiūlymo. 

„Skubėjimas lemia ne tik elementarias gramatines klaidas, bet ir sukuria daugiau išsiblaškymo klaidų. Praleisti ar sumaišyti langeliai pildant formą, netinkamas kopijų skaičius ar formatas, pateikti ne visi dokumentai ar sertifikatai – visa tai sumažina jūsų šansus laimėti konkursą“, – sako L. Simanavičiūtė. Rekomenduojama iš pradžių susipažinti su VPT informaciniu pranešimu apie dažniausiai pasitaikančias tiekėjų klaidas.

Baigdama pokalbį pašnekovė patikina, kad bijoti viešųjų pirkimų konkursų tikrai nereikia. Svarbu tinkamai atlikti namų darbus ir realiai įvertinti galimybes.